POLÍTICA DO REPOSITÓRIO - ACESSO ABERTO

(DEPÓSITO, AUTODEPÓSITO, PRESERVAÇÃO E PROCEDIMENTOS)

Documento oficial pdf

 I. MISSÃO DO REPOSITÓRIO

o uBibliorum - Repositório Institucional da Universidade da Beira Interior é um instrumento essencial na prossecução da sua missão como instituição de Ensino Superior e, no cumprimento das suas obrigações legais, tem como objetivo reunir, alojar, disponibilizar, divulgar e preservar, num único sítio, o conjunto de toda a produção científica realizada na Universidade.

 II. COMUNIDADE DE INTERESSE

A comunidade de interesse do Repositório é constituída pelas seguintes entidades:

1. Órgãos Superiores de direção e gestão da UBI, e respetivos membros;
2. Docentes, investigadores, bolseiros, funcionários, alunos e quaisquer outras pessoas com vinculação à UBI;
3. Público científico em geral;

III. PRINCÍPIOS GERAIS

1. A comunidade científica da UBI deve proceder ao depósito e ao autodepósito, no Repositório Institucional, de toda a produção científica realizada, disponibilizando em princípio o texto integral nos formatos recomendados / autorizados. No caso das publicações cujos editores não permitam o Acesso Aberto, o depósito deve ser igualmente realizado, ficando o documento em Acesso Restrito / Embargado com a respetiva data do final de embargo e a justificação deste;
2. No caso das dissertações de mestrado ou das teses de doutoramento (ou trabalhos equivalentes à atribuição dos respetivos graus) que tenham obtido aprovação, o depósito no Repositório é obrigatório por lei, e é garantido pelos Serviços Académicos da UBI;
3. As dissertações de mestrado ou as teses de doutoramento referidas no número anterior também podem ser objeto de Acesso Restrito / Embargo, em parte ou no todo, por um período variável, cabendo aos autores e aos orientadores solicitá-lo de modo fundamentado. O embargo aplicar-se-á apenas ao acesso, mantendo-se sempre a obrigatoriedade do depósito;
4. Para manter os direitos de uso não-comercial das obras, deve recorrer-se sempre que possível à utilização do "SPARC AlIthor Adendum" nos contratos celebrados com editores;

IV. VALORES

O Repositório Institucional da UBI, no âmbito da sua Política e do seu plano de preservação digital, pauta-se por um conjunto de valores, a saber:

1. O da Confiança de todas as partes envolvidas, nomeadamente os autores e os utilizadores da informação do Repositório. A confiança materializa-se na certeza da continuidade da prestação do serviço, na sua qualidade e na fiabilidade da informação disponibilizada;
2. O da Transparência na relação com todas as partes, através da divulgação de informação procedimental, bem como documentos relacionados com o sistema, meta-informação de preservação e relatórios de auditoria;
3. O do Rigor na monitorização da legislação que constitui o quadro jurídico de suporte, das normas, recomendações e boas práticas de preservação digital, no sentido de adequar o Repositório a novas conjunturas;
4. O da Autenticidade dos objetos digitais preservados (Anexo 1), e devendo ser capaz de a demonstrar a qualquer parte interessada, nos termos do compromisso de preservação assumido;
5. O da Acessibilidade à informação preservada, capacidade de localizar os objetos digitais, de os recuperar, visualizar, e de os situar no seu contexto de produção e manutenção;
6. O da Usabilidade da informação preservada permitindo a sua reutilização e elaboração de trabalhos derivados;
7. O da Segurança na capacidade preventiva e corretiva, em caso de falha ou de tentativa de intrusão, tanto na salvaguarda da integridade física, lógica e conceptual dos objetos digitais, como na garantia dos direitos de acesso, dos deveres de reserva e dos direitos de propriedade intelectual com que o Repositório se compromete;
8. O da Qualidade geral dos serviços prestados, num compromisso de monitorização constante dos diferentes componentes do sistema e de realização de auditorias internas regulares;
9. O da Inovação aplicada às funções de ingestão, de administração e de livre acesso, num duplo compromisso de atualização do sistema face aos avanços tecnológicos, e de participação ativa, quando apropriado, em parcerias de investigação e desenvolvimento de novos recursos;

V. OBJETIVOS GERAIS DO REPOSITÓRIO

1. Guardar e conservar de forma sistemática os materiais resultantes da produção cultural, científica e técnica da UBI;
2. Contribuir para a visibilidade e aumentar o impacto da investigação cultural, científica e técnica desenvolvida na UBI;
3. Permitir o acesso continuado através da Internet à produção cultural, científica e técnica produzida pela UBI;
4. Preservar em suporte digital a memória cultural, científica e técnica da UBI;
5. Partilhar o conhecimento cultural, científico e técnico produzido, contribuindo para criação de novo conhecimento; 6. Participar ativamente, enquanto parceiro da rede RCAAP, no esforço conjunto da comunidade científica nacional e internacional, no domínio do acesso aberto a repositórios institucionais.

VI. PROCEDIMENTOS A ASSEGURAR

Para a concretização e prossecução dos princípios, valores e objetivos do seu Repositório, a UBI assume a responsabilidade por:

1. Estabelecer e assegurar os procedimentos necessários à preservação dos conteúdos digitais depositados no Repositório garantindo o acesso continuado aos mesmos, por tempo indeterminado;
2. Apoiar e esclarecer dúvidas no processo de depósito dos documentos;
3. Esclarecer questões relacionadas com os direitos de autor, se necessário junto do RCAAP;
4. Fornecer estatísticas sobre a utilização (consultas e downloads) dos documentos depositados no Repositório;
5. Validar os metadados dos documentos, assegurando a qualidade dos mesmos para efeitos de recuperação da informação e autenticidade (Anexo 1);
6. Reclamar do RCAAP a interoperabilidade do Repositório com outros sistemas e serviços de informação (e.g., DeGóis, OpenAlRE, ORCm, etc.);
7. Promover ações de formação e de divulgação para os utilizadores;
8. Apoiar iniciativas institucionais de relevo que visem maximizar o benefício da partilha do conhecimento científico.

VII. ARQUITETURA TECNOLÓGICA E INFORMACIONAL

O Repositório está implementado sobre a plataforma DSpace que possibilita, de forma fácil e ágil, a recolha, a descrição, a distribuição e a preservação dos recursos em suporte digital. O uBibliorum está estruturado em Comunidades Temáticas, e subdividido em Coleções de acordo com a origem do depósito (Depósito Institucional e autodepósito). O Repositório está internamente organizado em Comunidades de depositantes que, num primeiro nível, correspondem às Faculdades da UBI, ao ICI, e aos Centros existentes na UBI. Dentro de cada uma destas Comunidades existem, como segundo nível, Sub-Comunidades que correspondem aos Departamentos (dentro das Faculdades), às Unidades de Investigação (dentro do Instituto Coordenador da Investigação) e a cada um dos Centros da UBI (Biblioteca, Centro de Ótica, CREA, CFIUTE, Museu de Lanifícios e UbiMedical). Finalmente, dentro de cada uma das Sub-Comunidades, como terceiro nível, existem duas Coleções: Dissertações de Mestrado e Teses de Doutoramento; e Documentos por autodepósito. A proposta de criação de novas comunidades será apresentada ao Administrador do Repositório que a avaliará e decidirá. Uma vez aceite a proposta de criação de uma nova Comunidade, esta será implementada pela equipa responsável, e passará a integrar a estrutura informacional do Repositório.

VIII. QUADRO JURÍDICO E NORMATIVO

O Repositório da UBI opera em conformidade com quadro jurídico e normativo estabelecido nos seguintes diplomas legais e recomendações governamentais:

• O Decreto-Lei n.º 362/86, de 28 de outubro, estabeleceu a obrigatoriedade do depósito legal das teses de doutoramento e das dissertações de mestrado na Biblioteca Nacional;
• O Decreto-Lei n. o 52/2002, de 2 de março, que rege o registo nacional de teses de doutoramento em curso, cujo carregamento é da responsabilidade das instituições de ensino superior e que é disponibilizado na Internet pelo Ministério da Educação e Ciência;
• O Decreto-Lei n. o 7412006, de 24 de março, em complemento do já fixado pelo Decreto-Lei n.º 362/88, de 28 de outubro, alargou a obrigação ao depósito de uma versão digital das teses de doutoramento e das dissertações de mestrado na Biblioteca Nacional e no Observatório da Ciência e do Ensino Superior;
• Resolução do Conselho de Ministros n. o 91/2012 que aprova o Regulamento Nacional de Interoperabilidade Digital;
• Artigo 50. 0 do Decreto-Lei n. o 74/2006, de 24 de março, na redação dada pelo Decreto-Lei n.º 115/ 2013, de 7 de agosto, determina que as teses de doutoramento, bem como outros trabalhos que nos termos da lei substituem estas no processo de obtenção do grau de doutor, bem como as dissertações de mestrado, estão sujeitas ao depósito obrigatório de uma cópia digital num repositório integrante da rede do Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal, operado pela Fundação para a Ciência e Tecnologia, I. P.;
• Política sobre a Disponibilização de Dados e outros Resultados de Projetos de I&D Financiados Pela FCT (adotada em 5 de maio de 2014)
• Portaria n. o 285/ 2015, de 15 de setembro, que alargou a obrigatoriedade do depósito de uma versão digital das teses de doutoramento e das dissertações de mestrado na Biblioteca Nacional e no Observatório da Ciência e do Ensino Superior;
• A Política Nacional de Ciência Aberta criada pela Resolução nº. 21/2016, do Conselho de Ministros de 24 de março de 2016, no seguimento dos Princípios Orientadores - Ciência Aberta I Conhecimento para Todos, de fevereiro 2016, do Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior;
• O Relatório de diagnóstico sobre registo de teses e dissertações no RENATES e depósito no RCAAP, remetido pela Sra. Secretária de Estado do Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior, Maria Fernanda Rolo, às Instituições do Ensino Superior (22 de janeiro de 2017) muito especialmente o Ponto 5.1 ("Implementação de workflows internos que facilitem o depósito correto dos trabalhos no RCAAP").

IX. REVISÃO DA POLÍTICA

A Política de ingestão, gestão e preservação do Repositório será revista ordinariamente, de dois em dois anos, sem prejuízo da possibilidade de revisão antecipada, a qualquer momento, por parte do Reitor da UBI, ou de alterações técnicas pontuais, aprovadas pela Administração do Repositório (UBI e RCAAP).

X. POLÍTICA DE ACEITAÇÃO DE DOCUMENTOS

Para que um documento possa ser aceite no Repositório, deve respeitar os seguintes critérios:

1. O documento deverá ser produzido (ou coproduzido) por membros da Universidade da Beira Interior;
2. O documento deverá ser de natureza cultural, científica ou técnica;
3. O documento deverá estar em suporte digital;
4. As Dissertações de Mestrado e as Teses de Doutoramento deverão estar completa e na sua versão final (cf. Ponto XI: Serviços Integrados - Workflow), prontas a serem disponibilizadas de acordo com as autorizações dos autores e as políticas de depósito do Repositório, e no caso dos documentos por autodepósito, das editoras (se aplicável);
5. Os autores, ou seus representantes, que realizam o autodepósito devem estar disponíveis e capacitados para dar à Universidade da Beira Interior O direito de preservar e distribuir digitalmente o documento através do Repositório, de acordo com O licenciamento e restrições de acesso selecionadas;
6. Os documentos devem respeitar os limites de tamanho estabelecidos pelo RCAA (embora situações excecionais possam ser-lhe presentes; 'recursos' especiais, como filmes, etc., estão a ser objeto de estudo pelo RCAAP);
7. Garantir que os documentos depositados no Repositório Institucional cumprem integralmente a legislação aplicável, nomeadamente em matéria de propriedade intelectual e proteção de dados pessoais;

XI. SERVIÇOS INTEGRADOS - WORKFLOW

O workflow do Repositório Institucional da UBI envolve uma vasta equipa, transversal a vários serviços da Universidade, cuja articulação vertical e horizontal garante o cumprimento eficaz dos objetivos do Repositório.

A. DEPÓSITO DE DOCUMENTOS

No que respeita aos Depósitos Institucionais das <Dissertações de Mestrado> e <Teses de Doutoramento>', os Serviços Académicos da UBI iniciam o processo de depósito, relativamente aos seguintes pontos:

1. Título completo do trabalho;
2. Outro título completo e/ou subtítulo completo (caso exista);
3. Nome completo do autor (rigorosamente igual ao El, CC ou Passaporte);
4. Nome(s) completo(s) does) orientador(es) (rigorosamente igual/iguais ao BI, CC ou Passaporte);
5. Data da defesa;
6. Data da submissão (correspondente à que consta na versão definitiva);
7. Identificador único da tese - TID (RENATES);
8. Designação do grau académico associado ao trabalho;
9. Tipologia do trabalho (tese de doutoramento);
10. Domínio Científico;
11. Idioma em que a tese de doutoramento está redigida;
12. Projeto ou Bolsa de Financiamento (esta identificação geralmente é um requisito dos financiadores. Dever-se-á inserir um dos elementos identificativos: número, nome, acrónimo ou referência);
13. Tipo de acesso: <Aberto> (por omissão), <Restrito>, <Embargado> ou <Fechado>;
14. No caso de haver acesso <Restrito> ou <Embargado>, deverá ser colocada:
15. a data em que o embargo deve cessar;
16. a justificação do embargo (no caso de a publicação ter financiamento FCT e de ter indicado um período de embargo superior a 12 meses, nas Ciências Sociais e Humanidades, e de 6 meses nas restantes áreas). As razões para tal embargo deverão ser referidas em impresso próprio, por parte do autor e subscritas pelo orientador, e entregues nos Serviços Académicos no momento de entrega da dissertação / tese);
17. Carregar o ficheiro (conforme formatos autorizados (cf. Anexo IV);
18. Licença Creative Commons0 Internacional (no caso de trabalhos financiados pela FCT o uso da licença CC-BY é recomendado);
19. Indicação dos patrocinadores (caso existam);
20. Formatos autorizados dos ficheiros associados aos trabalhos (cf. Anexo ao Despacho n.º 14167/2015 14167(2015, de 1 de dezembro; e o artigo 13° da Portaria na 285/2015, de 15 de setembro);
21. As boas práticas dos Repositórios Institucionais aconselham a agregação de ficheiros num único documento final (de preferência pdf. no caso de ficheiros de texto).

Posteriormente, no decurso do fluxo determinado por este workflow, todos os dados destes documentos serão confirmados, e os metadados em falta serão inseridos e validados pela Biblioteca, à qual cabe a responsabilidade pela sua conformidade final com os critérios legalmente estabelecidos, designadamente:

20. <Comunidade>, <Subcomunidade> e <Coleção> do Repositório à qual o documento corresponde;
21. Palavras-chave;
22. Resumo / Abstract;

B. AUTODEPÓSITO

No que respeita ao autodepósito, todos os depositantes deverão pertencer obrigatoriamente a pelo menos uma <Comunidade>, <Subcomunidade> e <Coleção>, e farão a sua autenticação mediante o e-mail institucional e password que lhe foi atribuída aquando do primeiro acesso ao Repositório. Todos os depositantes têm completa autonomia para submeter os seus próprios documentos, dentro dos parâmetros estabelecidos pelo RCAAP e pelo Repositório:

1. <Comunidade>, <Subcomunidade> e <Coleção> do Repositório à qual o documento corresponde;
2. Nome does) autor(es);
3. Título e subtítulo completos do trabalho, ou título alternativo ou tradução (caso exista);
4. Data da publicação;
5. Editora;
6. Primeira página (no caso de artigos de revista, capítulos de livro, etc.);
7. Última página (no caso de artigos de revista, capítulos de livro, etc.);
8. Número de edição (se houver);
9. Volume (se for o caso);
10. Citação;
11. Série Inúmero atribuído ao item;
12. Nome da série;
13. DOI (caso exista identificador associado);
14. Identificadores (ISBN, ISSN, ISMN, URJ, Documento governamental e outro);
15. Versão da editora;
16. Revisão de Pares especialistas (SIM/ NÃO);
17. Tipologia do documento;
18. Idioma;
19. Título da Revista, Periódico, Monografia ou Evento;
20. Local de Edição ou Evento;
21. Palavras-chave ou assuntos;
22. Resumo / Abstract (pode adicionar mais que um no caso de querer colocá-lo também em outro idioma);
23. Projeto Financiado (esta identificação geralmente é um requisito dos financiadores. Dever-se-á inserir um dos elementos identificativos: número, nome, acrónimo ou referência);
24. Tipo de acesso: <Aberto> (por omissão), <Restrito>, <Embargado> ou <Fechado>;
25. No caso de haver acesso <Restrito> ou <Embargado> deverá colocar:
26. a data final do embargo;
27. a justificação do embargo (no caso de a publicação ter financiamento FCT e de ter indicado um período de embargo superior a 12 meses, nas Ciências Sociais e Humanidades, e de 6 meses nas restantes áreas; as razões para tal embargo);
28. Licença Creative Commons;
29. Patrocinadores;
30. Descrição adicional;
31. Carregar o ficheiro (conforme formatos autorizados; cf. Anexo IV);
32. Verificar o depósito (e corrigir caso haja inconformidades);
33. Aceitar a licença de distribuição do Repositório;
34. Enviar registo bibliográfico para o DeGóis (atender ao Anexo V, para evitar conflitos informáticos);
35. Concluir o registo;

Finalizado o depósito os documentos depositados passarão por um processo de validação do ponto de vista técnico e documental pela Biblioteca da UBI, de forma a garantir a normalização dos dados e o cumprimento das regras internacionais que são exigidas para se participar no projeto RCAAP.

C. VALIDAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Todos os documentos depositados passarão por um processo de validação técnica e biblioteconómica pela Biblioteca da UBI, de forma a garantir a normalização dos dados e metadados, bem como o cumprimento das regras internacionais exigidas. Assim, a Biblioteca deve:

1. Verificar todos os campos preenchidos e a preencher no formulário da plataforma;
2. Verificar a concordância dos dados introduzidos na descrição com os dados exibidos no documento eletrónico;
3. Verificar a conformidade dos ficheiros;
4. Zelar pela monitorização dos dados;
5. Zelar pela consistência da base de dados;
6. Rejeitar ou concluir o depósito, a fim de que lhe seja atribuído o identificador único permanente (o handle; n.b. - só com a atribuição deste handle é que o depósito está concluído e de acordo com a Lei);
7. Proporcionar formação a todos os utilizadores;
8. Administrar o DSPACE em tudo o que diz respeito ao Repositório.

 D. SERVIÇOS COMPLEMENTARES

O Workflow descrito carece da cooperação e a implementação por parte dos Serviços Informáticos da UBI, aos quais cumpre:

1. Desenvolver software ou instalar as API's que estabeleçam ligação das bases de dados internas com o RCAAP, garantindo assim a interoperabilidade entre os sistemas;
2. A atualização de software de forma a garantir a execução dos trabalhos nos formatos autorizados, assim como o alojamento de objetos digitais de dimensões alargadas tais como filmes, plantas (curso de cinema, arquitetura ...), etc., garantindo assim o acesso e preservação aos documentos no Repositório.

O Repositório deve possuir políticas estabelecidas que o protejam contra potenciais litígios ou contestação de direitos de propriedade intelectual. É obrigatório que todo o depositante declare conceder à Universidade da Beira Interior a autorização e o direito não-exclusivo de arquivar, disponibilizar e divulgar no seu Repositório Institucional, no todo ou em parte, o documento entregue em formato digital (ou em outro tipo de formato).

Deverá também autorizar a Universidade da Beira Interior, se for necessário, a converter o documento, sem alterar o seu conteúdo, para qualquer outro formato, meio ou suporte no âmbito estrito deste Repositório digital. Declara ainda que o documento entregue é um trabalho seu, original e de sua propriedade, não infringindo no todo ou em parte os direitos de qualquer outra pessoa ou entidade.

Declara igualmente, se for o caso, ter obtido a autorização de terceiros (eventuais detentores de direitos de autor sobre materiais contidos no documento, claramente identificados no texto e reconhecidos como tal) para conceder à Universidade da Beira Interior o direito de disponibilizar tais materiais através do seu Repositório Institucional.

Por último, declara ainda, caso se aplique, que cumpriu as obrigações exigidas pela instituição que financiou ou apoiou a investigação de que resultou o presente documento.

Declara finalmente que reserva para si a prerrogativa de conceder a terceiros os direitos agora outorgados à UBI através desta licença Não-Exclusiva de disponibilização, e que retém para si todos os direitos de autor e a faculdade de poder usar este documento em trabalhos futuros.

Todas as questões jurídicas emergentes no âmbito do Repositório serão submetidas à apreciação da Assessoria Jurídica da UBI.

XII. ACORDO DE TRANSFERÊNCIA DE DIREITOS

A estratégia de preservação digital utilizada pelo Repositório exige que sejam aplicadas sobre os objetos digitais ações que, em certas situações, poderão implicar a sua conversão para novos formatos ou suportes. Para que o Repositório possa cumprir com o seu compromisso de preservação a longo-prazo dos documentos que lhe foram confiados, é fundamental que o mesmo adquira suficiente controlo sobre os objetos a preservar. Como tal, a incorporação de novos documentos no Repositório está condicionada à aceitação por parte do autor de um acordo de transferência de direitos que permita ao Repositório realizar intervenções de preservação sobre os documentos, sem que tal viole quaisquer direitos de propriedade intelectual.

O depósito de documentos está, assim, condicionado à aceitação por parte dos autores de um acordo de transferência de direitos para manter e tornar acessíveis os seus documentos em formato digital. Deverão, como ta 1, os depositantes aceitar a Declaração de Concessão De Licença de Distribuição Não-Exclusiva inerente ao Repositório, quer através de Depósito Institucional quer através do autodepósito.

XIII. TRANSFERÊNCIA DE RESPONSABILIDADE

A transferência da responsabilidade pela preservação dos documentos digitais submetidos ao Repositório só se concretiza a partir do momento em que a UBI formaliza a incorporação completa da informação, ou seja, a responsabilidade é transferida quando, cumulativamente, as seguintes condições se verificarem:

1. O depositante do documento recebe um email por parte do Repositório confirmando que o seu depósito foi formalmente aceite;
2. O depositante for capaz de aceder e descarregar o documento depositado através das interfaces gráficas disponibilizadas pelo Repositório.

Caso as condições anteriormente apresentadas não se verificarem, isto significa que a Universidade da Beira Interior não assumiu a responsabilidade pela preservação do documento digital, ou que O mesmo foi rejeitado pelos administradores do Repositório. A rejeição de um depósito será sempre acompanhada de uma justificação por parte do Repositório (enviada partir do mail: ubibliorum@ubi.pt). que, em princípio, decorre da existência de, pelo menos, uma não-conformidade face aos critérios de aceitação de documentos num Repositório RCAAP.

XIV. PLANO DE PRESERVAÇÃO DIGITAL

o compromisso do Repositório para com a preservação dos materiais nele depositados compreende a garantia de acesso continuado por tempo indeterminado, e a possibilidade de reutilização dos objetos digitais custodiados, sem perdas nas suas propriedades significativas, garantindo assim a sua inteligibilidade e assegurando a capacidade de demonstrar a sua autenticidade.

Este compromisso geral para com a preservação incide exclusivamente sobre os documentos digitais depositados e aceites pelo Repositório. Este compromisso assenta numa estratégia focada nos seguintes princípios gerais:

1. Preferência por formatos abertos;
2. Migração de formatos (sempre que necessário);
3. Procedimentos sistemáticos de vigilância tecnológica do meio ambiente (externo e interno ao Repositório);
4. Atualização reiterada da infraestrutura tecnológica;
5. Salvaguarda e segurança dos dados (e.g. backups);
6. Planos de contingência para fazer face a emergências, falhas graves ou situações de catástrofe;
7. Planos de sucessão para fazer face a situações de rutura institucional.

XV. PROPRIEDADES SIGNIFICATIVAS E AUTENTICIDADE

A estratégia de preservação adotada pelo Repositório contorna o problema da obsolescência tecnológica, mas implica a regular conversão dos objetos digitais ao longo do tempo, prática que poderá acarretar perdas de informação. Assumindo um compromisso de preservação sem perdas nas propriedades significativas dos objetos (cf. Anexo II), impõe-se definir quais as propriedades que o Repositório considera significativas em cada tipo de objeto que preserva.

XVI. FORMATOS DE PRESERVAÇÃO (cf. Anexo II)

A escolha de formatos adequados para preservação a longo-prazo é uma componente central do plano de preservação do Repositório, tendo expressão em duas ações principais e cinco critérios:

A. ACÇÕES

1. Normalização de formatos dos objetos digitais durante o processo de depósito ou pré-depósito (i.e., migração realizada pelos produtores);
2. Migração de formatos para efeitos de preservação ou disseminação;

B. CRITÉRIOS

A escolha dos formatos de preservação do Repositório é feita à luz de cinco critérios principais:

1. A possibilidade de acesso às especificações do formato (i.e., formato aberto);
2. O desenvolvimento do formato integrado no quadro de um organismo de normalização, preferencialmente internacional (i.e., formato standard);
3. A avaliação da capacidade do formato para acomodar as propriedades significativas dos objetos decorrente da aplicação de testes de conversão com recurso a conversores diferenciados, quando existam;
4. Existirem visualizadores para várias plataformas para o respetivo formato, preferencialmente em código-aberto;
5. Não existência de restrições legais quanto ao uso e produção de objetos nesse formato (i.e. sem royalties associados).

O Anexo 5 define os formatos em que os objetos digitais deverão ser guardados no interior do Repositório. Isto não implica imediatamente que estes formatos deverão ser os dos documentos depositados ou os que serão disponibilizados aos utilizadores do Repositório. Trata-se de formatos em que os objetos serão preservados no interior do Repositório, havendo, portanto, a possibilidade de se realizarem migrações de formatos à saída do Repositório de acordo com as tabelas publicadas dos formatos autorizados, segundo as leis vigentes para o efeito.

XVII. PLANO DE SUCESSÃO

Um Repositório que se pretende confiável garante o acesso continuado à informação que lhe foi confiada. A cessação de atividade por parte de alguma das instituições envolvidas na criação, implementação e manutenção do Repositório coloca em risco o acesso aos objetos digitais preservados. A cessação de atividade poderá ser causada por diferentes motivos, como por exemplo, falta de dotação financeira para assegurar os investimentos necessários à execução das ações de salvaguarda da informação, alocação de pessoal técnico de suporte às operações do Repositório, renovação de componentes vitais do sistema, mudança de estratégia por parte da instituição, imposição legal, catástrofe natural, entre outras.

Num contexto de possível cessação de atividades por parte de alguma das entidades envolvidas na preservação da informação digital do Repositório, serão implementadas ações que visam garantir a continuidade do serviço, com o mínimo de interrupção possível.

Os diferentes cenários que se seguem, descrevem as ações a desenvolver, as responsabilidades e os critérios de ativação do plano de sucessão em caso de cessação de atividade por parte de uma ou mais organizações responsáveis pela continuidade do serviço.

As organizações responsáveis pela prestação do serviço são:

1. A Universidade da Beira Interior - responsável pela operacionalidade do Repositório. As suas obrigações contratuais incluem (mas não estão limitadas a):

a) Indicar o nome do responsável da Universidade da Beira Interior e, pelo menos um responsável pelo Repositório assim como um contacto técnico;

b) Comunicar prontamente a alteração da identidade de quaisquer dos contactos referidos na alínea anterior;

c) Criar e gerir uma conta de correio eletrónico especifica para o Repositório institucional (ubibliorum@ubi.pt);

d) Informar a FCT / FCCN sobre qualquer tipo de alteração que afete o funcionamento do repositório institucional;

e) Manter na lista de administradores do Repositório institucional um elemento da equipa RCAAP da FCT / FCCN para apoiar a gestão do Repositório e efetuar verificações técnicas do sistema;

f) Gerir o Repositório de acordo com as instruções definidas pela FCT / FCCN no projeto RCAAP, nomeadamente no que diz respeito às normas/diretrizes que permitem a interoperabilidade do Repositório e regularizar as inconformidades até 60 dias após o aviso;

g) Garantir as boas práticas na marcação dos metadados dos registos do Repositório institucional;

2. A FCT é a entidade responsável pela infraestrutura de suporte às operações do Repositório. As suas obrigações contratuais incluem (mas não estão limitadas a):

a) Instalar e manter atualizado o software DSpace necessário ao alojamento do Repositório institucional da entidade aderente alojado no SARJ;

b) Instalar e gerir o sistema de endereços únicos (Handle System) e suportar os respetivos custos;

c) Instalar um certificado de segurança fornecido pela entidade aderente;

d) Alojar e disponibilizar o Repositório institucional da entidade aderente numa infraestrutura operacional que garanta a disponibilidade do serviço em 99% do tempo;

e) Efetuar uma monitorização constante da plataforma e desencadear os alarmes necessários para a rápida correção ou análise das inconformidades detetadas;

f) Configurar a apresentação (/ayout) e estrutura do Repositório institucional da entidade aderente de acordo com a informação fornecida por esta e dentro dos limites técnicos da aplicação;

g) Efetuar cópias de segurança diárias dos dados associados ao Repositório institucional da entidade aderente;

h) Assegurar um serviço de Helpdesk para a resolução de problemas e dúvidas acerca do sistema de Repositório e do portal de pesquisa, a funcionar nos dias úteis das 9hOO às 18hoo, através de correio eletrónico, com um tempo de resposta e início de intervenção de uma hora para solicitações críticas e impeditivas de funcionamento, três horas para pedidos urgentes e 24 horas para os restantes pedidos;

3. Cenários de possíveis sucessão:

• Cenário 1. A Universidade da Beira Interior (UBI) cessa atividade:

Descrição do cenário

A UBI deixa de existir, abandona o objetivo de manter ou a capacidade de gerir o Repositório. Não vislumbra a possibilidade de essas competências serem transferidas para outra instituição (como no caso de uma fusão).

Critérios de ativação

A UBI revela-se incapaz de cumprir com os deveres estabelecidos em sede de contrato de adesão ao SARI, não sendo possível vislumbrar que, a breve prazo, esta seja capaz de corrigir esta situação. Ao detetar a situação irregular, a FCT deverá enviar um pré-aviso ao responsável pelo Repositório, informando-o da irregularidade detetada, e concedendo-lhe um prazo para correção. Caso o prazo seja ultrapassado, a FCT reserva-se no direito de ativar o plano de sucessão.

Plano de ação

A FCT assume a responsabilidade pela preservação dos dados do Repositório, no entanto, este é mantido tal como está, i.e., o Repositório deixa de aceitar novos depósitos mantendo apenas a sua função de preservação e disseminação do conteúdo existente.

A FCT reserva-se no direito de proceder à reorganização dos dados incluindo a migração do conteúdo órfão para outro Repositório, destituído do branding da instituição original.

Responsabilidades

A FCT é responsável por detetar a situação de rutura através da monitorização do cumprimento das cláusulas contratuais por parte do Repositório. O gestor do Repositório é responsável por reagir ao pré-aviso enviado pela FCT e apresentar um plano de recuperação para a situação reportada.

• Cenário 2 - A FCCN/ FCT cessa atividade:

Descrição do cenário

A FCCN/ FCT deixa de existir, abandona o objetivo de manter ou perde a capacidade (técnica, legal ou financeira) de cumprir as funções consideradas vitais para o correto funcionamento do Repositório. Cumulativamente, não se vislumbra que estas funções sejam passíveis de ser transferidas para outra instituição (como no caso de uma fusão).

Critérios de ativação

As funções com as quais a FCT se compromete em sede de contrato de adesão ao SARI não estão a ser realizadas. Devido a esse facto, o Repositório deixa de ser capaz de cumprir adequadamente a sua missão.

Plano de ação

O responsável pelo Repositório, em conjunto com o gestor de topo da UBI, deve rescindir o contrato de adesão ao SARI e exigir que os dados regressem à procedência, seguindo as disposições definidas no contrato.

Caberá então à UBI reativar o Repositório recorrendo a recursos internos ou a fornecedores externos no menor tempo possível.

Responsabilidades

O responsável pelo Repositório é responsável por detetar a situação de rutura por parte da FCT. O gestor de topo da UBI deve ser informado, e deverá tomar a decisão de ativar o plano de sucessão.

A FCT tem como responsabilidade facultar o acesso aos dados e metadados do Repositório, bem como, auxiliar no processo de reativação do Repositório (caso ainda exista essa possibilidade).

• Cenário 3 - A INSTITUIÇÃO E A FCT cessam atividade:

Descrição do cenário

Tanto a UBI como a FCT deixam de existir, perdem o objetivo de manter ou a capacidade de gerir o Repositório.

Cumulativamente, estas funções não são passíveis de ser transferidas para outra instituição.

Critérios de ativação

O Repositório deixa de ser capaz de cumprir a missão a que se propõe e, tanto a UBI como a FCT, são incapazes de assegurar regularização da situação. Uma das instituições hierarquicamente superiores (e.g., a tutela) deve detetar a situação e ativar o plano de sucessão.

Plano de ação

O Repositório, todo o seu conteúdo e todas as suas valências devem ser transferidas para uma instância viável indicada pela tutela.

Responsabilidades

A instituição hierarquicamente superior à UE! ou à FCT é responsável por detetar a situação de rutura institucional, recolher os dados de todos os repositórios e contactar a instituição de acolhimento.

A instituição de acolhimento é responsável por desenvolver todas as ações necessárias para reativar os vários repositórios numa nova infraestrutura, recorrendo a recursos internos, ou contratando fornecedores externos.

Covilhã e UBI, 13 de outubro de 2017

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