O Serviço de Aquisições procede é compra de livros e revistas, em suporte papel ou eletrónico/digital, bem como de outros recursos (CD's, DVD's, etc.), mediante propostas de compras feitas fundamentalmente por Docentes, Investigadores e Responsáveis de Serviços, no âmbito dos Departamentos, Faculdades, Unidades de Investigação e/ou Projetos de Investigação, ou dos Serviços da UBI.
Os proponentes fazem os pedidos de aquisição através da plataforma interna da UBI (SIGUBI), devendo indicar aqui os dados do documento em causa: autor ou autores, titulo e subtítulo, editor, local da edição, data, ISBN (em revistas ISSN), número de Vol., quantidade de exemplares a adquirir, preço e informações/observações complementares que considerem pertinentes.
Os pedidos de material bibliográfico são validados pelo Presidente de Departamento / Faculdade / Unidade de Investigação / Coordenador do Projeto / Responsável de Serviço. Só depois de por eles validado, o pedido de compra chega ao Serviço de Aquisições da Biblioteca. Este providencia imediatamente três orçamentos (exigência de compras públicas) a fim de processar a Proposta de Aquisição (PA), a qual será ainda validada pelo Gestor Departamental e pelo Gestor Global (verificação da cabimentação orçamental) a fim de, finalmente, se efetuar a respetiva encomenda ou a um fornecedor ou diretamente pela Internet. Quando o livro / recurso chega à Biblioteca o proponente é disso avisado através de mail.